マンションの法改正について、「管理会社が案内してくれるはず」「規約の修正も任せておけばよい」と考えている管理組合は少なくないでしょう。管理会社は、日常の管理実務や総会運営を支える重要なパートナーです。一方で、理事会が改正方針と総会議案を検討し、管理規約の変更を決議するのは区分所有者で構成する総会です。管理会社へ委託していても、管理組合として内容を確認し、意思決定する必要があります。

管理会社へ任せる範囲が曖昧なままだと、国のひな型をマンションの実情を確認せずに当てはめる、規約だけ直して総会様式が古いままになる、区分所有者への説明が不足する、想定外の追加費用が発生するといった問題につながる可能性があります。だからといって、理事会が専門的な作業をすべて抱え込む必要もありません。

この記事では、2026年4月1日に施行された改正区分所有法への対応を念頭に、管理会社へ任せきりにした場合の落とし穴と、管理組合・管理会社・専門家の役割分担を解説します。理事会が管理会社へ確認したい質問も紹介するため、改正対応の打ち合わせにお役立てください。

 

 

 

改正対応を管理会社だけの仕事にできない理由

管理会社が行う業務の範囲や処理方法は、管理組合との管理委託契約で定められています。日常の会計、設備管理、理事会・総会支援などが契約に含まれていても、法改正に伴う規約改定案の作成、専門家による法的確認、住民説明会の開催までが通常業務として当然に含まれるとは限りません。まずは契約書と仕様書を確認し、今回依頼できる作業を明確にする必要があります。

また、同じマンション標準管理規約を参考にしていても、建物の形態、用途、設備、現行規約、使用細則、過去の総会決議、区分所有者の状況はマンションごとに異なります。管理会社から標準的な改定案が提示されても、それが自分たちのマンションにそのまま適するとは限りません。提案を受け取ることと、管理組合として内容を検討して決定することは、別の作業です。

 

管理組合は方針を決め、管理会社は実務を支援する

基本的な役割分担は、管理組合が方針と優先順位を決め、管理会社が契約や合意した範囲で実務を支援する形です。理事会は、改正の目的、対象とする条項、予算、総会時期を検討し、最終的には総会で区分所有者が意思決定します。管理会社には、現行の運用状況や書類の提供、改定案・新旧対照表・議案書の作成支援、総会準備などを依頼できます。

規約全体と管理実務の整合はマンション管理士などへ相談し、法令の解釈、一部の区分所有者への特別の影響、紛争のおそれなど法律判断が必要な論点は弁護士へ確認することを検討します。管理会社が専門家との窓口になる場合でも、どの論点を誰に確認し、その回答を理事会がいつ承認するのかを明確にしておくことが大切です。

 

 

 

落とし穴1｜標準管理規約のひな型をそのまま当てはめる

国土交通省のマンション標準管理規約は、各マンションが管理規約を作成・改正するときに参考にできるひな型です。2025年10月17日の改正では、総会決議の多数決要件、総会招集時の通知事項、所在等不明区分所有者に関する手続きなどが見直されました。しかし、標準管理規約の文言をそのまま写せば改正対応が完了するわけではありません。

単棟型、団地型、複合用途型では参照するひな型が異なります。さらに、現行規約に独自の役員要件、駐車場や駐輪場の利用ルール、専有部分工事の承認手続きなどがある場合、追加する条文との整合を確認する必要があります。過去の総会決議や使用細則と矛盾していないかを見ないまま標準案を流用すると、日常運用で判断に迷う原因になります。

 

変更理由とマンション固有の事情をセットで確認する

管理会社から改定案を受け取ったら、条文ごとに「法改正に対応するため変更が必要なのか」「標準管理規約へ合わせることが望ましいのか」「管理組合が任意に選べる改善なのか」を確認しましょう。変更の区分が分かれば、優先順位を付けやすくなり、区分所有者への説明も具体的になります。

あわせて、現行規約のどの条文と関係するか、駐車場、専有部分工事、役員資格、費用負担などの固有ルールへ影響しないかを確認します。「ほかのマンションも同じ内容にしている」という説明だけで決めず、自分たちの建物と運用に必要な変更かを理事会で検討することが重要です。

 

 

 

落とし穴2｜規約だけ直して総会運用が旧ルールのまま

管理規約の文言を改めても、総会招集通知、議案書、委任状、議決権行使書、出席者・議決権の集計表が以前のままでは、規約と実務の間にずれが生じます。2026年4月1日以降に招集手続きを開始する総会では、特別決議の定足数や決議要件に加え、すべての議案について「議案の要領」を招集通知で示すことなど、総会準備で確認すべき点が変わっています。

たとえば、規約変更の特別決議では、区分所有者総数と議決権総数のそれぞれ過半数の出席を確認し、そのうえで出席区分所有者とその議決権の各4分の3以上の賛成があるかを確認します。書面、電磁的方法または代理人による議決権行使も出席として扱うため、担当者が古い集計表を使い続ければ、必要な数字を正しく記録できないおそれがあります。規約改正の作業範囲には、関連する様式と事務手順の更新まで含めておきましょう。

 

総会前に集計方法を管理組合側でも確認する

総会の集計を管理会社が担当する場合でも、定足数と必要賛成数を誰が、どの資料で、いつ確認するのかを理事会で把握しておくことが大切です。本人出席、代理人による出席、議決権行使書の扱い、共有名義の住戸、書類に不備がある場合の取扱いなどを事前に確認します。

管理会社が作成した集計表は、理事会側の確認者を決めて複数人で照合しましょう。開会時の定足数、採決時の出席状況、議事録へ記載する数字が一致しているかまで確認すると、担当者任せによる数え間違いや認識のずれを防ぎやすくなります。

 

 

 

落とし穴3｜説明不足のまま総会議案にする

改定後の条文と新旧対照表を配付するだけでは、区分所有者が生活や権利への影響を理解できない場合があります。専門用語が多く、変更理由が「法改正のため」としか書かれていなければ、必要性が伝わらず、反対や保留が増える可能性があります。

理事会は、管理会社の説明をそのまま読み上げるのではなく、「何が変わるか」「日常の管理や総会運営へどのような影響があるか」「変更しない場合に何が問題になるか」を自分たちのマンションに合わせて説明できる状態を目指します。影響が大きい項目では、要点資料やQ&A、事前説明会の準備を管理会社と相談しましょう。

 

「法改正だから全部必要」という説明で終わらせない

改定案には、法令との整合を取るため優先して対応する項目と、標準管理規約に合わせることが望ましい項目、管理組合が任意に選ぶ項目が含まれることがあります。すべてを一括して「法改正だから必要」と説明すると、区分所有者が個々の変更を判断しにくくなります。

項目ごとに、変更理由、変更しない場合の影響、施行時期、費用の有無を示しましょう。質問への回答担当を決め、その場で答えられない専門的な質問は持ち帰って確認する運用にします。曖昧な回答で総会を押し切るより、確認事項と回答期限を明確にするほうが信頼を保ちやすくなります。

 

 

 

落とし穴4｜委託契約と追加費用を確認していない

規約改正に伴う作業が通常の管理委託費に含まれるかは、契約内容によって異なります。新旧対照表や議案書の作成、専門家レビュー、住民説明会、臨時総会の支援、改正後の各種様式の更新などが追加業務になることもあります。作業を依頼してから費用や納期の認識が食い違わないよう、事前確認が必要です。

依頼時には、作業範囲、納品される資料、修正回数、理事会へ提示する期限、総会予定日、追加費用、外部専門家の費用を見積書や書面で確認しましょう。「規約改正一式」という表現だけでなく、誰がどの成果物を作るかまで具体化すると、更新漏れや二重作業を防げます。

 

提案内容の確認に使える5つの質問

管理会社との打ち合わせでは、五つの質問を軸にすると論点を整理しやすくなります。確認したいのは、「今回の変更は必須・推奨・任意のどれか」「現行規約のどの条文や固有ルールに影響するか」「規約以外にどの書式や手順を直すか」「総会までの期限と担当者はどうなるか」「マンション管理士や弁護士などの専門家による確認が必要か」です。

回答は口頭だけで終わらせず、理事会議事録や進捗表へ残します。未確認の事項、追加費用、次回までの宿題も記録しておけば、担当役員が替わっても判断の経緯を追えます。質問への回答が抽象的な場合は、対象条文や成果物の名称を示してもらい、認識を具体化しましょう。

 

 

 

管理会社と上手に進めるための役割分担

改正対応を円滑に進めるには、管理組合・管理会社・専門家の役割を一枚の進捗表にまとめる方法が有効です。理事会は改正方針、優先順位、予算、総会日程を検討し、総会へ議案を提出します。管理会社は現行規約、使用細則、総会様式、実際の運用状況を整理し、契約や依頼内容に沿って改定案や総会資料の作成を支援します。マンション管理士などは管理実務上の助言を行い、法律判断が必要な論点は弁護士へ確認します。最終的な規約変更は総会で決議します。

進捗表には、作業名、担当者、期限、確認者、理事会の承認日を記載します。原案完成、専門家確認、区分所有者への説明、招集通知発送といった節目ごとに理事会の確認を入れると、管理会社への丸投げにも、理事会の抱え込みにもなりません。管理会社を「全部任せる相手」ではなく、管理組合の意思決定を実務面から支えるパートナーとして位置付けることが大切です。

 

 

 

まとめ

管理会社はマンションの法改正対応を支える重要な存在ですが、管理規約の内容を理解し、改正方針と総会議案を決める主体は管理組合です。標準管理規約の安易な流用、総会様式の更新漏れ、区分所有者への説明不足、委託範囲と追加費用の未確認が、任せきりで起きやすい代表的な落とし穴です。

サンモール・サービスには、マンション管理士・管理業務主任者などの有資格者が在籍しています。法改正対応で「管理会社に何を任せ、理事会で何を決めるべきか分からない」「規約と総会資料をどこまで見直せばよいか迷っている」という管理組合は、サンモール・サービスへご相談ください。役割をすり合わせながら、現行規約、総会運営、関連書類を順に確認できます。