2026年4月1日に改正区分所有法が施行され、マンションの総会手続きや決議要件などが見直されました。法改正に合わせて管理規約を改正する必要があると分かっても、条文案を作るだけで手続きが終わるわけではありません。改正範囲の整理、区分所有者への説明、招集通知の作成、総会当日の集計、可決後の書類更新まで、理事会が準備すべきことは多岐にわたります。

とくに注意したいのが、総会直前になって改定案が固まらない、必要な賛成数の数え方が担当者ごとに異なる、可決したのに委任状や届出書などの様式が旧規約のまま残るといった事態です。こうした行き違いを防ぐには、総会予定日から逆算して作業を分け、理事会・管理会社・専門家の担当を早い段階で決める必要があります。

この記事では、管理規約を改正すると決めた管理組合に向けて、準備から総会決議、施行後の対応までを時系列で解説します。自分たちのマンションではいつ、誰が、何を確認するのかを整理するためにお役立てください。

 

 

 

１．まずは改正範囲とスケジュールを決める

最初に行うのは、現行の管理規約と2025年10月17日改正のマンション標準管理規約を照合し、変更候補を洗い出す作業です。ここでは、改正区分所有法との整合を取るために対応すべき条項と、マンション固有の課題を解決するために見直したい条項を分けます。法改正対応と、駐車場利用や役員要件などの運用改善を一度に扱う場合は、それぞれの変更理由が混ざらないよう一覧にしておきましょう。

次に、総会予定日から逆算して工程表を作ります。少なくとも、資料収集、改定方針の決定、原案作成、管理会社や専門家による確認、理事会審議、区分所有者への事前説明、招集通知の作成・発送、総会当日の準備という工程があります。現行規約で定める招集通知の期限も確認し、質問への回答や修正に使える時間を確保することが大切です。

 

全面改正か部分改正かを早い段階で選ぶ

変更箇所が広範囲に及び、古い表現や条番号のずれも多い場合は、全文を整理する全面改正が選択肢になります。一方、目前の総会に必要な条項など、緊急性の高い部分が限定されている場合は、部分改正のほうが区分所有者への説明や管理組合の負担を抑えやすいことがあります。

どちらを選ぶ場合も、改正する条文、改正理由、施行日、関連する書類への影響を一覧化します。部分改正では、変更していない条文との整合性や用語の不一致を見落としやすいため注意が必要です。全面改正では、法改正と直接関係しない変更まで一括して提案すると説明量が増えるため、変更目的を項目ごとに明確にしましょう。

 

理事会・管理会社・専門家の担当を明確にする

管理規約は管理組合の基本ルールであり、改正方針を決めて区分所有者へ説明する主体は管理組合です。理事会は改正の目的、対象範囲、予算、総会までの進め方を決めます。管理会社には、現行の総会運用や使用中の様式を示してもらい、原案、新旧対照表、議案書、集計表などの作成を契約や合意した範囲で依頼します。

規約全体と管理実務の整合はマンション管理士などへ相談し、法令の解釈、一部の区分所有者への特別の影響、紛争のおそれなど法律判断が必要な論点は弁護士へ確認することを検討します。誰が原案を作り、誰が専門的な確認を行い、誰が最終版を承認するのかを工程表に記載すると、確認漏れや責任の曖昧化を防ぎやすくなります。管理会社への追加依頼や専門家への相談に費用がかかる場合は、依頼前に範囲と金額も確認しましょう。

 

 

 

２．改定案と総会資料を作成する

改定案を作る際は、改正後の規約本文だけでなく、現行条文と改定案を並べた新旧対照表、各変更の理由、施行日をそろえます。施行までに準備期間が必要な条項がある場合や、進行中の手続きに旧規約と新規約のどちらを適用するかが問題になり得る場合は、経過措置の要否も検討します。

さらに、条文変更が実務書類へ及ぼす影響も確認します。招集通知、議案書、委任状、議決権行使書、出席者・議決権の集計表、使用細則、各種届出書などを並べ、変更が必要な書類に印を付けると更新漏れを防げます。改定案の作成と総会資料の作成を別々の担当者が行う場合は、同じ条文番号や用語を使っているかも照合しましょう。

 

区分所有者が判断できる説明資料にする

区分所有者が総会で賛否を判断するには、法律用語を並べた条文案だけでは不十分です。「何が変わるのか」「管理組合の運営や日常生活にどのような影響があるのか」「変更しない場合にどのような問題が考えられるのか」を、変更項目ごとに簡潔に示しましょう。法改正への対応が必要な項目と、管理組合が任意に選ぶ改善項目を分けることも重要です。

影響が大きい変更や質問が多くなりそうな項目は、要点資料やQ&Aを作り、必要に応じて事前説明会を開きます。総会当日を条文の読み合わせだけで終わらせず、区分所有者が事前に内容を理解できるようにすることが、円滑な合意形成につながります。寄せられた質問と回答は記録し、改定案を修正した場合は、どの版が最終案なのかを明確に管理してください。

 

 

 

３．総会招集前に手続きと決議要件を点検する

管理規約の制定・変更・廃止は特別決議に当たります。2026年4月1日以降に招集手続きを開始する総会では、改正区分所有法により、区分所有者総数と議決権総数のそれぞれ過半数の出席を定足数とし、そのうえで出席区分所有者とその議決権のそれぞれ4分の3以上の賛成が必要です。書面、電磁的方法または代理人によって議決権を行使する区分所有者は、定足数と決議要件の計算上、出席者として扱われます。現行規約に改正法と抵触する規定が残っていても、その規定ではなく改正法に従う必要があります。

単純に「出席者の4分の3が賛成すればよい」と覚えると、区分所有者数と議決権数の二つの基準を見落とすおそれがあります。総会前に、定足数、必要賛成数、招集通知の期限と記載事項を整理し、想定人数を使って集計表を試算しましょう。なお、2026年3月31日までに招集手続きを開始した総会には、開催日が同年4月1日以降でも改正前の手続きが適用されます。招集開始日と現行規約を確認し、判断が難しい場合は早めに専門家へ相談しましょう。

 

議案の要領と本人への特別な影響を確認する

2026年4月1日以降に招集手続きを開始する総会では、改正区分所有法により、招集通知で、すべての議案について「議案の要領」を示すことが求められます。規約改正では、議題名だけでなく、区分所有者が変更内容を事前に判断できる程度に改定の要点を伝える必要があります。最終的な改定案、新旧対照表、改正理由、施行予定日を議案書と整合させ、通知後に内容が不用意に変わらないよう確認しましょう。

また、規約の変更が一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼす場合は、その区分所有者の承諾が必要になることがあります。どの程度の影響が「特別の影響」に当たるかは個別事情を踏まえた判断が必要です。駐車場の専用使用、専有部分工事、費用負担など、特定の人への影響が考えられる変更は、総会直前ではなく原案の段階で専門家に確認しましょう。通知や承諾の確認が不十分なまま進めると、決議後の紛争につながる可能性があります。

 

 

 

４．総会当日は出席数と賛否を正確に記録する

総会当日は、本人出席、代理人による出席、議決権行使書による行使を区別して受け付け、組合員数と議決権数の双方を集計します。開会時に定足数を確認し、採決時にも退席者や書類の訂正などを反映した最新の数字を確認してください。議長は改正の目的と議案内容、質疑の進め方、採決方法を明確に説明します。

議事録には、法令に従って議事の経過の要領とその結果を記載し、出席状況、議案の概要、主な質疑、採決結果が分かるようにします。特別決議では、単に「賛成多数で可決」とするのではなく、区分所有者数と議決権数のそれぞれについて、出席数と賛成数を記録することが重要です。集計担当者とは別の確認者を置き、読み上げた数字と集計表、議事録の記載が一致しているかを確認しましょう。

 

よくある失敗は直前準備と集計ルールの曖昧さ

よくある失敗は、招集通知の発送直前まで条文が固まらない、委任状と議決権行使書を同じものとして扱う、共有名義の住戸や代理人の資格確認が曖昧になる、必要賛成数の計算を一人の担当者へ任せきるといったケースです。事前に名簿と議決権一覧を更新し、受付方法、書類の不備への対応、集計の締切、再確認の担当者を決めておきましょう。

定足数や必要賛成数を満たさない場合は、結論を急いで無理に採決せず、延期や再招集を含めて適切な対応を検討します。総会当日の混乱を減らす最も有効な対策は、事前集計表を作り、複数の出席パターンで必要な数字を確認しておくことです。

 

 

 

５．可決後は規約を保存・周知し、運用書類を更新する

規約改正は、総会で可決された時点で事務作業が終わるわけではありません。まず議事録を作成し、可決された改正規約の原本、電子データ、新旧対照表、総会資料を整理して保存します。施行日と主な変更点を区分所有者へ周知し、閲覧や配付の方法も明確にしましょう。

続いて、使用細則、届出書、申請書、招集通知、委任状、議決権行使書、議事録様式などを更新します。管理委託契約や管理会社の業務手順に影響する変更があれば、契約内容や役割分担との整合も確認してください。古い様式を誤って使わないよう、保存場所を分け、旧版には使用終了日を記載すると管理しやすくなります。

最後に、改正内容、未対応の関連書類、次回の見直し時期を次期役員へ引き継ぎます。改正後の最初の総会や理事会で運用上の問題がなかったかを振り返り、必要に応じて手順を修正することも大切です。

 

 

 

６．まとめ

管理規約改正は、条文案の作成だけでなく、改正範囲と工程の決定、分かりやすい住民説明、適正な招集・決議、可決後の書類更新までを含む一連の作業です。特別決議の定足数や必要賛成数、招集通知の記載事項は決議の有効性に関わるため、総会直前ではなく早い段階で確認しましょう。

サンモール・サービスには、マンション管理士・管理業務主任者などの有資格者が在籍しています。現行規約のどこから確認すべきか、全面改正と部分改正のどちらが適しているか、総会までの役割分担をどう組み立てるか迷っている管理組合は、サンモール・サービスへご相談ください。準備から総会運営、改正後の実務まで、必要な対応を整理する第一歩につなげられます。